Как не погрязнуть в рутине и выделять время на стратегические задачи

Как выделять время на стратегические задачи | Блог Варвары Лялягиной StartBlogUp.com

Наверняка вам знакомо состояние, когда вы садитесь разгребать текучку, а она всё не кончается и не кончается. В итоге до запуска сайта не доходят руки, на развитие партнёрской сети не хватает времени, а новые продукты так и остаются идеями в блокноте.

У стратегических задач обычно нет строгого дедлайна, поэтому творческие предприниматели очень часто откладывают их на потом. Этот пост о том, как выделять на них время и не погрязнуть в бесконечной текучке.

Если вам больше по душе видео, смотрите запись о том, как совмещать стратегические планы и повседневную текучку. Чтобы быть в курсе других видео, подписывайтесь на страничку в Фейсбуке и на Ютьюб-канал, куда я выкладываю записи.

С одной стороны у нас есть стратегические задачи: запуск сайта, проработка партнёрских отношений, расширение клиентской базы или создание новых продуктов. С другой стороны — текущие задачи, которые направлены на то, чтобы привлекать клиентов прямо сейчас, иначе в проекте попросту не будет денег.

Я поделюсь своим подходом к совмещению операционной и стратегической деятельности.

Ответьте для себя на вопрос, в какой стадии находится ваш проект (2:49)

Если вы только запустили свой проект, то перед вами стоит какое-то немыслимое количество глобальных задач, за которые страшно браться. Кажется, что нужно делать сразу всё. Но при этом есть ещё текущие дела, которые помогают бизнесу оставаться на плаву. Тут важно принять то, что на старте текучки будет действительно много. Не вините себя в том, что вам приходится заниматься мелочами, — чуть позже вы сможете всё это делегировать.

На старте проекта Start Blog Up у меня не было команды. Несколько раз в неделю я сама ходила на почту, чтобы отправить Календарь блогера тем, кто его заказал на сайте. Это была рутинная задача, которая отнимала время, но приносила доход, нужный для развития проекта. Сейчас такие задачи я делегирую.

ПОДПИСЫВАЙТЕСЬ НА МОЙ ИНСТАГРАМ С ЕЖЕДНЕВНЫМ ВДОХНОВЕНИЕМ И НАХОДКАМИ ДЛЯ ТВОРЧЕСКИХ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЕЙ

Что же мне помогает выставлять приоритеты и успевать больше?

Используйте инструменты для планирования (6:00)

Один из самых известных инструментов для определения приоритетов — матрица Эйзенхауэра.

Как выделять время на стратегические задачи | Блог Варвары Лялягиной StartBlogUp.com
Матрица Эйзенхауэра — техника, придуманная 34-м президентом США, который говорил «не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные».

Я обычно не расписываю все дела по квадратам матрицы, но смотрю, что у меня в верхней части. Те, что в категории «срочные — важные», — самые пожароопасные. Мы бросаем все свои силы на то, чтобы не подвести со сроками, уложиться в рамки или вовремя кому-то ответить. А в это время важные и несрочные дела превращаются в горящие. И мы снова разгребаем текучку и тушим пожары.

Например, у вас на сайте ещё нет политики конфиденциальности. Ну нет и нет — на первый взгляд ничего страшного не происходит. Вроде бы задача не срочная, вы думаете, что займётесь ею когда-нибудь потом. Но вдруг случается конфликтная ситуация, и политика конфиденциальности становится нужна… вчера. Задача из разряда несрочных становится горящей. У вас стресс, бессонница, потому что теперь её нужно сделать за ночь.

Чтобы такие ситуации случались реже, задача предпринимателей — больше фокусироваться на квадрате «важное — не срочное». Тушить срочные горящие дела — нормально, если проект на самом старте. Но в перспективе нужно стремиться минимизировать возможные стрессовые ситуации.

Проведите честный разговор с собой (10:45)

Если вы всё время откладываете какие-то важные дела по проекту, я предлагаю честно поговорить с самим собой и задать себе вопрос: «Почему это не делается?».

Например, одна из целей на год у вас — сделать сайт, но вот уже и год на исходе, а руки до сайта так и не дошли. Или все вокруг говорят о том, что надо завести Инстаграм, а вы всё никак этого не делаете. Почему?

  • Может быть, сейчас это дело не в приоритете
    Например, вы услышали, что все вокруг ведут Инстаграм, и решили, что вам тоже надо.
  • Это слишком комплексная задача
    В один присест её не сделать. Например, мне нужно было составить список задач по своим сайтам для разработчиков. Сначала я думала, что это дело часа на два. Но оказалось, что даже просто замена фотографий на сайте — уже целый отдельный проект с фотосессией.
  • Не делать задачу вам выгодно
    Подумайте, почему такое решение может быть на руку. Например, у меня была ситуация, когда я из месяца в месяц переносила обновление материалов для индивидуальной работы с клиентами. Когда я честно спросила себя, чем выгодно это откладывание и почему дело не делается, выяснилось, что мне было страшно. В своё время я решила, что буду поднимать цены на консультации, когда сделаю первое, второе и третье. В том числе обновлю материалы для проведения консультаций. Цены поднимать всегда немного боязно, поэтому мне было выгодно оттягивать задачу.

Подумайте, чего боитесь вы и почему откладываете дела. Что будет, если это всё-таки случится? Побеседуйте с собой на эту тему, чтобы понять истинные мотивы откладывания приоритетных задач.

Используйте принцип зашнурованных кед (19:27)

Про него я узнала из книги Гретхен Рубин «Проект Счастье». Ей очень сложно было заставить себя бегать по утрам до тех пор, пока однажды по совету отца она просто не вышла за порог, зашнуровав свои кеды. Это помогло ей сначала пойти пешком, а потом и побежать, раз уж кеды всё равно уже надеты.

Я часто опираюсь на эту историю, чтобы помочь себе с важными делами, на которые не хочется обращать внимание. Предлагаю вам попробовать Принцип зашнурованных кед на себе. Возможно, для какой-то большой задачи вам сейчас нужно сделать всего один маленький шаг — зашнуровать свои кеды.

3 способа выделять время на стратегические задачи (18:52)

Хочу поделиться тремя способами, которые помогают мне не зацикливаться только на текучке и уделять внимание стратегическому планированию. Они помогают фокусироваться на тех самых не срочных, но важных задачах.

1. Поддаться импульсу (21:11)

Если я вдруг чувствую импульс взяться за дело, чаще всего я ему следую. Даже если дело не написано в ежедневнике на этот день.

Например, у меня есть большая стратегическая цель — больше работать с партнёрскими программами. Она не ключевая в проекте, у неё нет дедлайнов, никто не ждёт от меня заявки на участие в партнёрской программе именно сегодня. И поэтому её легко всё время откладывать.

Однажды в разговоре с подругой об этих программах я вдруг почувствовала внутри такое приятное жужжание — как классно, а ведь мне это сейчас интересно! А потом села и быстренько написала мотивационное письмо в одну программу и оформила заявку на участие в другую. Я поддалась импульсу и уже спустя небольшой промежуток времени получила первый заработок с партнёрки.

Узнайте больше о том, как зарабатывать на партнёрских программах и монетизировать ведение блога.

2. Делегировать (24:13)

Второй способ делать стратегические дела — делегировать. Не всегда задачи можно передать полностью, но даже частичное выполнение работы другим человеком бодрит и подталкивает двигаться дальше.

Так я поступила с рабочими материалами для консультаций, к которым долго не могла подступиться сама. Объяснила, как это оформить, как перевести из одного формата в другой, какой дизайн использовать для рабочих тетрадей, и отдала задачу другому человеку. Когда она была сделана на 80%, доделать мелочи мне уже было проще и быстрей.

Дизайн рабочих материалов для индивидуальных консультаций и для обучающих программ в сообществе творческих предпринимателей Студия я делаю в программе Pages.

А вот комплексную задачу с составлением списка дел по сайту мне помогла решить менеджерская сессия с подругой Леночкой Трусковой. Я ходила по её кухне и говорила, говорила о том, что ещё нужно сделать на сайтах. Она фасилитировала меня в мыслительном процессе, задавала уточняющие вопросы, вытаскивала детали. И где-то через два часа сессии у меня был на руках структурированный подробный список того, что мне нужно: а) отдать разработчикам; б) сделать самой; в) передать ассистенту и так далее.

Я поняла, что откладывала задачу именно потому, что мне нужен был другой человек, чтобы проделать эту комплексную работу.

3. Сесть и сделать совместно (27:52)

Иногда, чтобы справиться со сложной задачей, можно попросить помощи у партнёра по ответственности. Например, я для этого пользуюсь сервисом Focus Mate. Он сам назначает вам случайного напарника, с которым вы проговариваете цели на 50-минутную сессию непрерывной работы.

Онлайн-коворкинг в Студии. Участники работают над разными задачами, но при этом видят друг друга на экране и это мотивирует не отвлекаться и выполнить запланированное.

А у нас в сообществе для творческих предпринимателей Студия раз в месяц проходят онлайн-коворкинги, и раз квартал — писательские ретриты. На ретритах собираемся в Зуме и вместе пишем — кто рассылку, кто книгу, кто посты в блог или соцсети. У всех разные цели и тексты, но вот эта общность, поддержка близких по духу людей помогает расправиться с давно откладываемыми задачами.

Совместная работа мотивирует взяться за то, что давно откладывается на потом. Попробуете тоже?

Если вы ещё не в Студии, предлагаю вам записаться в виш-лист. Когда двери откроются для новых участников, вы получите об этом уведомление на почту.

Понравился пост, но нет времени применить на практике прямо сейчас?

Сохраняйте его к себе в Pinterest. Когда нужно будет заняться стратегическими задачами, эта информация будет у вас под рукой.

Как выделять время на стратегические задачи | Блог Варвары Лялягиной StartBlogUp.com
Как выделять время на стратегические задачи | Блог Варвары Лялягиной StartBlogUp.com

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.